En nuestro anterior Aprendé con COE hablamos acerca de qué es la logística y su importancia en los eventos. En este artículo señalaremos cuáles son las acciones que forman parte de esta logística entendida como parte estratégica de la planificación de un acontecimiento.
En primera instancia, lo que requeriremos es definir el evento, es decir, qué tipo de evento deseamos organizar en virtud de nuestros clientes: lanzamiento de un producto /servicio, una rueda de prensa, una feria, congreso o convención, un acto ceremonial, un showroom o un evento social, entre otros.
Una vez definido deberemos establecer fechas escogidas, lugar o predio en el cual tendrá lugar, quienes serán los asistentes entre ellos si habrá vips. Si habrá animación, presentadores o espectáculos incluidos. Una vez acordado determinar con qué presupuesto contamos para su realización y con qué auspiciantes o patrocinadores podemos generar alianzas.
Todo evento tiene objetivos y estos deben ser cuantificables es decir, debemos poder medirlos para así evaluar resultados.
Debemos constituir equipos de trabajo y a partir de cada rol establecer funciones definidas y quienes serán los sujetos responsables de coordinar cada área de trabajo.
La logística de un evento es la parte previa, la que nos permitirá planificar y controlar el desarrollo de las etapas posteriores. Entre estas acciones, además de asignar funciones y constituir equipos de trabajo, deberemos seleccionar a nuestros proveedores: sonido, iluminación, catering, camareros y todo el personal afectado a la generación de invitación, recepción y acreditación durante o previa al evento.
El plan logístico incluye establecer el transporte, la señalización y la seguridad que vayamos a implementar conforme a las normas vigentes.
La logística incluye también el diseño del material gráfico y publicitario que vayamos a incluir en nuestro plan de marketing y difusión.
El montaje y/o ambientación serán una fase esencial de la logística ya que nos permite establecer con qué recursos tecnológicos, decorativos, musicales, audiovisuales y fotográficos deberemos contar y en qué momento se dispondrán.
La etapa de ejecución tendrá que concretarse de acuerdo a lo planificado estando atentos los imprevistos que pudieran surgir.
Durante el último tramo del eventos deberemos incorporar un recurso innovador que llame la atención y que sea emotivamente recordable generando efecto sorpresa.
Al finalizar el mismo, el desmontaje hace referencia a comenzar a desarmar y retirar los equipos, materiales y elementos dispuestos durante el evento. Esta instancia también requiere de cuidados ya que los mismos deben ser conservados en perfecto estado determinando su devolución o almacenamiento correcto para tenerlos disponibles y en condiciones en próximo evento.
Por último, la logística vinculada a la planificación requiere de una evaluación correcta, redacción de memorias del evento, encuestas de satisfacción a nuestras audiencias incluyendo el pago a nuestros proveedores y envío de agradecimientos al personas, proveedores y asistentes.
Esperamos esta información te haya sido de utilidad. Verás que ser un profesional en el mundo de los eventos requiere de formación adecuada.
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